VBAに依る学校事務自動化の試み
「エクセルだけで完結する差し込み印刷」
"ExcelからExcelへの差し込み印刷"
１、集金事務等の省力
１、集金事務等の省力
① 徴収状況一覧から「未納通知書」
３、各種・成績処理/個人通知などの省力化
① 成績記録から「個人宛通知帳票」
② スポーツテスト集計から「個人成績通知」
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② 年間購入計画台帳から「購入伺い稟議書」
２、学校保健事務の省力
① 身体測定等記録、検診記録から
２、学校保健事務の省力
① 身体測定等記録、検診記録から
「受診勧告通知書」
② 他
② 他
３、各種・成績処理/個人通知などの省力化
① 成績記録から「個人宛通知帳票」
② スポーツテスト集計から「個人成績通知」
４、その他
前書き
最近の学校では、諸連絡などにSNSなどの利用が増えていて、便利になって・とか。
が、各家庭や個人宛の連絡、特に金銭が絡む連絡・はまだ機が熟してはいないように。
紙で、個人ごとに「お知らせ」等を作成する場合、
「個人懇談のご案内」等、記入箇所が数か所なら、
印刷した書式に、児童生徒数の名前と時刻を手書き記入すれば良いが・。
例えば、
学校集金・・
納付状況は学年ごとの一覧に記録される・として、
目視手作業での転記の際にミスが起こりがち・なので慎重に作業をせねばならず、
件数が多いと、封筒への宛名書き封筒詰め等も含めかなりの時間を要する業務に。
そこで、
「納付記録はExcelで一覧になっている・」
なら、
そこから先、手間のかかる個別のお知らせ作成・印刷は機械がそれを参照して自動で、
という。
いわゆる、”差し込み印刷” 。
(DBソフト、ワードやはがき作成ソフトなど、広く使われている)
が、ここでは、多くの方が日常的に使っているエクセルのデータシートに組み込み、
「他のソフトに頼らない、Excelだけでの差し込み印刷を実現」
の説明をしてまいります。
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仕掛けの概要
イメージとしては、
名簿から定型の書式にデータを差し込む「ハガキ作成ソフト」に似ている。
が、データは現在それぞれが使用中の形のまま、通知書式も位置や項目数や書式の制限は無し。
「印刷する必要のある方は？」
の抽出は、
例えば、
「F列、５月の金額欄または、G列、累積未納項目欄に数値のある人」
など、条件を数式で設定、
マクロが、条件にマッチする個人を見極め、
「その方の任意のデータを、お知らせ文書の当該箇所に挿入しながら印字」
します。
全件の中から、"条件にマッチする個人"を判別し、その全部を連続で印刷・します。
Excelシートで、縦横一覧になっている表データ・であれば、
どのようなデータでも、 =if()関数で該当者だけを確定しながら、
（無論全件でも一件ずつでも）
様々な個別データの入った「お知らせ」を作成することが可能です。
※
（=Lookup()等で、個別のデータを曳いてくるのではなく、
記録用帳票上で、数式で抽出条件を設定・
その条件に従って該当する個人を見分けながら、「差し込んで印刷」を自動で繰り返すので、
「通知書を作成の度に・予め未納者だけの派生表を作成」
などの手間がなく、大切な記録表の改変を伴う作業をすることなく作業が進むので、思わぬデータ毀損などの事故も防げ、汎用性が高い）
lookup()利用の個票作成は、別途・「バーコード利用の図書台帳作成」で紹介いたします。
（Xlookup() への切り替え等も）
更に、
Excelならでは・の柔軟さとして、
通常のRDBのように、
一件一行（レコード）でなくても、柔軟に対処できるので、
「一件を複数行に亘って記録している票形式記録」
ような場合でも、データベースを一件一行に仕立て直すことなく、
マクロの小改で問題なく差し込み印刷ができます。
また、
数回に分けて、別々の表からデータを差し込む動作を繰り返し、その後に、
印字を実行することも出来るので、（下に事例）
難しいリレーショナルデータベースソフトを使う必要もありません。
窓付き封筒の使用で、封筒印刷も不要に。
（宛名データを窓位置に合わせ書式に配置・なども自由に）
（学校現場に無償提供を始めて以来、実際に様々な応用・活用がなされています）
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